آنبوردینگ
آنبوردینگ یکی از مهم ترین مراحل در چرخه عمر کارکنان یک سازمان است که نقش مهمی در موفقیت، ماندگاری و بهره وری نیروی انسانی ایفا می کند. این فرایند، به معنای همسوسازی سیستماتیک کارکنان تازه وارد با فرهنگ، ساختار و اهداف سازمانی است. بسیاری از شرکت ها، آنبوردینگ را صرفا به معرفی اولیه یا آموزش فنی محدود می کنند. در حالی که این یک مسیر چند مرحله ای و راهبردی است که می تواند از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی آغاز شده و تا ماه ها ادامه یابد. در یک برنامه آنبوردینگ موفق، منابع انسانی به عنوان محور اجرایی این فرآیند، وظیفه دارند محیطی حمایتی و تعامل محور برای کارمند جدید ایجاد کنند.
آنبوردینگ چیست و چرا برای سازمان ها اهمیت دارد؟
به نظر شما آنبوردینگ چیست؟ چرا برای سازمان ها اهمیت دارد؟ در واقع آنبوردینگ یا همان همسوسازی کارکنان تازه وارد، فرایندی ساختار یافته و هدفمند است که با هدف تطبیق کارمند جدید با فرهنگ سازمانی، محیط کار و نقش شغلی او انجام می شود. برخلاف تصور رایج، همسوسازی صرفا محدود به آموزش اولیه یا معرفی بخش ها نیست، بلکه شامل ایجاد حس تعلق، شفاف سازی انتظارات و تسهیل تعاملات اجتماعی در سازمان است. اهمیت این امر در این است که اگر به درستی اجرا نشود، کارمند جدید دچار سردرگمی، نارضایتی یا حتی ترک زودهنگام کار می شود که این امر برای سازمان، به ویژه از نظر هزینه های جذب و آموزش نیروی انسانی، زیان بار خواهد بود. شرکت هایی که فرآیند همسوسازی را جدی می گیرند، نرخ ماندگاری کارکنان بالاتر، بهره وری سریع تر و رضایت شغلی بیشتری را تجربه می کنند.
از طرفی، رعایت دستورالعمل آنبوردینگ در منابع انسانی می تواند تصویر حرفه ای و مثبتی از برند کارفرما در ذهن کارمند جدید ایجاد کند. این امر بر انگیزش، تعهد سازمانی و عملکرد بلند مدت او اثرگذار است. در نتیجه، همسوسازی را باید یک سرمایه گذاری راهبردی در منابع انسانی دانست.
مراحل آنبوردینگ موفق برای کارکنان جدید
سازمان ها باید مراحل آنبوردینگ را به صورت گام به گام و با برنامه ریزی دقیق انجام دهند. اولین مرحله، پیش از ورود کارمند است که شامل ارسال خوشامدگویی، معرفی اولیه به فرهنگ سازمانی و آماده سازی ابزار های مورد نیاز (کامپیوتر، ایمیل، دسترسی‌های داخلی و …) می شود. این مرحله باعث کاهش اضطراب فرد و افزایش آمادگی او در روز اول خواهد شد. مرحله دوم، روز آغاز به کار است. در این روز باید برنامه ای مشخص برای معرفی به همکاران، آشنایی با ساختار سازمانی، شرح وظایف و انتظارات کاری تنظیم شده باشد. مرحله سوم، هفته های ابتدایی است که در آن آموزش های تخصصی، تعاملات تیمی و آشنایی عمیق تر با روند های سازمانی صورت می گیرد.
در مرحله چهارم که مربوط به سه تا شش ماه ابتدایی است، بازخورد های منظم، ارزیابی عملکرد و بررسی میزان تطبیق فرد با فرهنگ و فرآیند های سازمان انجام می شود. در نهایت، مرحله تثبیت زمانی می باشد که فرد به طور کامل در تیم جا افتاده و برای نقش خود به استقلال نسبی رسیده است.
نقش واحد منابع انسانی در اجرای دستورالعمل آنبوردینگ
منابع انسانی (HR) نقش کلیدی و محوری در طراحی، اجرا و ارزیابی فرایند آنبوردینگ کارکنان دارد. این واحد به عنوان پل ارتباطی بین مدیریت ارشد و کارکنان جدید، مسئول طراحی برنامه های استاندارد همسوسازی و تطبیق فرهنگی است. از اولین مراحل جذب نیرو تا روز آغاز به کار و حتی پس از آن، منابع انسانی باید برنامه ای منسجم شامل مراحل اطلاع رسانی، معرفی، آموزش و ارزیابی عملکرد را مدیریت کند. وظیفه تبیین انتظارات شغلی، ارائه ابزار های ارتباطی، آموزش قوانین و فرهنگ سازمانی بر عهده این واحد است. منابع انسانی می تواند با کمک نرم افزار های تخصصی، اطلاعات و فرم ها را دیجیتال کرده و تجربه ای مثبت و بدون استرس برای کارمند جدید فراهم آورد. علاوه بر این، بررسی های دوره ای، جمع آوری بازخورد از کارمند و مدیران مستقیم و پیگیری نیاز های آموزشی از دیگر وظایف HR در فرآیند آنبوردینگ است.
منابع انسانی باید دستورالعمل روشنی داشته باشد که به کمک آن بتواند اجرای یکپارچه و موثر فرایند همسوسازی را در سازمان تضمین کند. در واقع، موفقیت این فرآیند بستگی مستقیمی به برنامه ریزی دقیق و تعامل نزدیک HR با سایر بخش ها دارد.
مزایای آنبوردینگ موثر برای کارکنان و کارفرمایان
اجرای موثر فرایند همسوسازی برای سازمان و کارکنان مزایای متعددی به همراه دارد. نخستین و مهم ترین مزیت برای کارمندان، افزایش رضایت شغلی است. وقتی افراد از همان ابتدا متوجه شوند که سازمان از حضورشان استقبال کرده و آموزش های لازم را ارائه می دهد تا افراد حس تعلق و اعتماد بیشتری پیدا کنند، احساس مطلوب تری خواهند داشت. این احساس باعث کاهش استرس، تقویت انگیزه و ارتقای عملکرد می شود. از سوی دیگر، سازمان با مزایایی از جمله کاهش نرخ ترک خدمت، افزایش بهره وری زودهنگام و بهبود برند کارفرما مواجه خواهد شد.
آنبوردینگ درست، باعث می شود کارکنان سریع تر به اهداف سازمانی نزدیک شوند. علاوه بر این، در تصمیم‌گیری های موثر نقش بسزایی داشته باشند و در مدت زمان کمتری به سطح عملکردی مورد انتظار برسند. کاهش خطا های کاری، افزایش تعهد سازمانی و جلوگیری از استخدام های ناموفق، همه از نتایج مثبت آنبوردینگ موثر محسوب می شوند. کارفرمایانی که اهمیت این فرایند را درک کرده و منابع مناسبی برای آن اختصاص می دهند، نه تنها کارمندانی وفادار تر خواهند داشت، بلکه سازمانی پویا، هماهنگ و با بهره وری بالا تر خواهند ساخت.
بهترین ابزار ها و روش های هماهنگ سازی کارکنان در محیط کار
برای اجرای یک فرایند آنبوردینگ موفق، استفاده از ابزار های مدرن و روش های نوین همسوسازی اهمیت بالایی دارد. اولین ابزار کارآمد، پورتال های آنبوردینگ سازمانی است. از طریق آن اطلاعات حیاتی مانند راهنمای شروع به کار، معرفی همکاران، اهداف شغلی و فرهنگ سازمانی در اختیار کارمند قرار می گیرد. این پورتال ها می توانند تعاملی باشند و امکاناتی مانند پیام های خوشامدگویی، تقویم جلسات و ویدئو های آموزشی را شامل شوند.
استفاده از منتورینگ (تعیین یک مربی برای کارکنان جدید) و برگزاری جلسات تعاملی به درک بهتر نقش و وظایف فرد کمک می کند. شخصی سازی فرآیند برای هر کارمند، برنامه های ترکیبی حضوری و آنلاین، استفاده از بازخورد های مستمر و تنظیم چک لیست های پیگیری، از جمله روش های اثربخش در این زمینه می باشند. عواملی از جمله انتخاب ترکیبی از ابزار های نرم افزاری، روش های تعاملی و ساختار منسجم، سازمان ها را قادر می سازند تا همسوسازی کارکنان را به شکلی حرفه ای، موثر و به صرفه مدیریت کنند.
بدون دیدگاه