مراحل تشکیل تیم
بی‌شک در دنیای امروز، یکی از دلایل موفقیت سازمان‌ها و پروژه‌ها، تیم‌های کاری قوی و منسجم هستند .
تیم‌های اثربخش به‌عنوان هسته اصلی همکاری‌های سازنده و محل تولد ایده‌های نوآورانه، سازمان را به‌سوی رسیدن به اهداف خود هدایت می‌کنند .
اما چگونه باید تیمی را شکل داد که نه‌تنها عملکرد خوبی داشته باشد، بلکه بتواند در برابر چالش‌ها، تفاوت‌ها و شرایط مختلف، منسجم و خلاق باقی بماند؟
در این مقاله به بررسی مفهوم تیم، مراحل شکل‌گیری گروه، اهمیت توسعه تیم و مراحل تشکیل تیم اثرگذار می‌پردازیم .
تعریف تیم
در ابتدا و پیش از هر چیز، بهتر است تعریفی از تیم داشته باشیم و درکی اولیه از این واژه و تفاوت آن با گروه‌ها و جمع‌ها پیدا کنیم .
همیشه واژه تیم با حضور تعدادی از افراد با هدفی مشخص و مشترک در ذهن تداعی می‌شود؛ هنگامی‌که افراد به شکلی سازمان‌یافته و با به‌کارگیری توانمندی‌ها و دانش خود نقش می‌گیرند و خود را عضوی تأثیرگذار از یک گروه می‌بینند، تیم شکل اولیه خود را گرفته است.
تیم به این معنا، متفاوت از یک گروه ساده است که ممکن است صرفاً به‌دلیل نزدیکی و یا وظایف مشترک کنار هم قرار گرفته باشند یا حتی جمع‌هایی با علایق و نقاط مشترک متعدد .
مواردی که تیم‌ها را متمایز می‌کند ویژگی‌های خاصی مانند: ارتباطات قوی، تعهد متقابل و هماهنگی در جهت دستیابی به اهداف است .
بهتر است از منظر یک تیم ورزشی یا هنری به این بحث نگاه کنیم .
در یک تیم فوتبال، هر بازیکن نقش مشخص و هدفي خرد دارد؛ از طرفی فرآیندهای برنامه‌ریزی‌شده و هماهنگی با سایر هم‌تیمی‌ها که وظایفی متفاوت دارند، آن‌ها را برای رسیدن به یک هدف کلان و مشترک هم‌سو می‌کند .
حال تصور کنید بازیکنان با تمام توان در جهت اهداف خرد خود در زمین تلاش کنند اما هدف کلان تیم را فراموش کرده و هیچ هماهنگی وجود نداشته باشد ، بی‌شک موفقیت تیم امري دست نيافتي خواهد شد .
همین ساختار را در تیم‌های سازمانی متصور شوید ؛ و شاید این دلیل بسیاری از شکست‌ها در سازمان‌ها و نرسیدن به اهداف کلان باشد .
برای بهره‌برداری از تیم‌های اثرگذار، باید مراحل مشخصی طی شود که در ادامه به آن می‌پردازیم .
مراحل شکل‌گیری گروه
برای ساختن تیمی کارآمد و منسجم، نیازمند درک درست از اصول تیم‌سازی و عوامل کلیدی مؤثر بر عملکرد اعضای تیم هستیم .
مدل‌های زیادی جهت شکل‌گیری تیم‌ها وجود دارد . یکی از ساده‌ترین مدل‌ها که آن را به مدلی کارآمد جهت ساختن تیم‌های اثربخش تبدیل کرده، مدل جي ار پي اي است .
این مدل بر چهار ستون اصلی برای تیم‌سازی تأکید دارد :
- اهداف
- نقش‌ها
- فرآیندها
روابط بین‌فردی
ترتیب و اولویت‌بندی این چهار عنصر دارای اهمیت است ؛ زیرا بیشتر مشکلات ساخت تیم ، از ضعف در تدوین اهداف درست و تفویض نقش‌ها نشأت می‌گیرد .
اهداف
در گام اول، باید اهداف به‌صورت قابل‌سنجش، اندازه‌گیری و شفاف تعریف شوند .
معمولاً موفقیت تیم‌ها از آگاهی تمام افراد نسبت به اهداف تیم آغاز می‌شود . سردرگمی و دوباره‌کاری حاصل عدم شفافیت در اهداف است .
نقش‌ها
پس از تعیین اهداف، نقش‌ها و وظایف هر عضو مشخص می‌شود .
یکی از گلوگاه‌های تشکیل یک تیم موفق و اثربخش ، مرحله تعیین نقش است .
در این مرحله است که افراد ، شخصیت تیمی خود را پیدا می‌کنند .
بنابراین، تطبیق توانمندی ، دانش ، شخصیت و حدود اختیارات هر فرد می‌تواند ضامنی برای موفقیت آن تیم باشد .
فرآیندها
بی‌شک تفاوت در نگاه به موضوعات، میزان توانمندی‌ها و ارائه نظرات متفاوت در هر تیم می‌تواند اصطکاک‌ها و ناهماهنگی‌های زیادی به همراه داشته باشد .
با طراحی مناسب فرآیندهای کاری در تیم ، کمترین آسیب را از چنین مسائلی خواهیم داشت .
این فرآیندها می‌تواند شامل :
تعیین حدود اختیارات هر فرد
مسیرهای گزارش‌دهی
نحوه ارتباطات داخلی
چگونگی برگزاری جلسات
نحوه تصمیم‌گیری‌ها
باشد .
روابط بین‌فردی
اغلب تیم‌هایی منسجم و پایدار هستند که روحیه و روابط بین‌فردی باکیفیت‌تری دارند .
فرض کنیم در تیمی اهداف به بهترین شکل مشخص شده ، همه اعضا با نقش‌های خود آشنا و هماهنگ هستند و فرآیند نیز به درستی جاری شده است .
در چنین شرایطی ، تنها موردی که می‌تواند مانعی برای موفقیت تیم باشد ، نبود اعتماد بین اعضای تیم یا نبود فضایی مناسب برای ارائه و دریافت بازخورد است .
در تیم‌هایی که زیرساختی در قالب روابط بین‌فردی دیده نشده ، فرصتی برای بیان شفاف احساسات ، احترام به نظرات و در نهایت، مدیریت تعارضات وجود ندارد .
تیم‌های فاقد همدلی، مسیری بسیار دشوار برای رسیدن به اهداف مشترک دارند.
ایجاد تیم‌های مؤثر و اهمیت توسعه تیم
فرض کنید شما یک نهال کاشته‌اید و خیال درختی تنومند و پر بار را در سر دارید، اما فقط آن نهال را کاشته‌اید و هیچ تلاشی برای نگهداری آن نکرده‌اید نتیجه چیست؟
توسعه تیم ، فرآیندی مداوم است که نیازمند توجه به ابعاد مختلف اجزای تشکیل‌دهنده آن می‌باشد .
در اصل، توسعه تیم در سه مرحله دیده می‌شود :
افزایش بهره‌وری :
تیم‌های قوی بهره‌وری بیشتری دارند. وقتی اعضا به یکدیگر اعتماد دارند و وظایف به‌درستی تقسیم شده‌اند، زمان کمتری صرف سوءتفاهم‌ها و دوباره‌کاری‌ها می‌شود و تیم با سرعت بیشتری به‌سمت بلوغ و توسعه گام برمی‌دارد .
خلاقیت و نوآوری :
تیم در مسیر خلاقیت و نوآوری قدم می‌گذارد . تنوع دیدگاه‌ها در یک تیم منسجم، می‌تواند به راه‌حل‌های خلاقانه و ایده‌های نو منجر شود .
رضایت و انگیزه :
توسعه تیم به بهبود رضایت و انگیزه اعضا منجر می‌شود ؛ وقتی اعضای تیم احساس می‌کنند بخشی از یک تیم موفق هستند معمولاً تعهد بیشتری به تیم ، سازمان و اهداف آن دارند .
مراحل تشکیل تیم اثرگذار
مراحل تشکیل تیم اثرگذار را می‌توان در 6 جنبه بررسی کرد :
تعیین هدف و چشم‌انداز مشترک :
همان‌طور که در ابتدای مقاله اشاره شد ، تعیین هدف گام اول است . اهداف باید شفاف ، قابل اندازه‌گیری و قابل درک برای تمام اعضا باشند .
انتخاب اعضای مناسب :
اعضای تیم باید بر اساس مهارت‌ها، تجربه و تناسب فرهنگی انتخاب شوند . تنوع در مهارت‌ها مهم است ، اما باید اطمینان حاصل شود که اعضا ارزش‌های مشترکی دارند .
ایجاد ساختار و نقش‌های روشن :
طراحی نقش هر فرد باید متناسب با توانمندی و دانش او باشد تا بتواند از عهده مسئولیت‌های مشخص‌شده برآید .
همواره ابهام در نقش‌ها می‌تواند به سردرگمی و کاهش بهره‌وری تیم منجر شود .
توسعه مهارت‌های تیمی :
آموزش مهارت‌هایی مانند حل تعارض، مدیریت زمان و ارتباطات مؤثر، به تیم کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشد .
نظارت و بازخورد مداوم :
خوراک تیمی که در مسیر موفقیت قرار گرفته است ، ارائه بازخوردهای به‌جا و سازنده است .
این کار کمک شایانی به شناسایی نقاط قوت و ضعف تیم می‌کند و امکان بهبود مستمر را فراهم می‌آورد .
تقویت فرهنگ همکاری :
تیم‌هایی که فرهنگ همکاری و موفقیت‌های جمعی در آن‌ها نهادینه شده است ، شانس بالاتری برای رسیدن به موفقیت دارند
معمولاً این‌گونه تیم‌ها دارای روابط صمیمی‌تری هستند و از سرعت بالایی در هماهنگی بهره می‌برند .
نتیجه‌گیري
ساختن یک تیم موفق نیازمند آگاهی ، زمان ، برنامه‌ریزی و تعهد است . تیم اثربخش به‌سادگی با جمع شدن چند نفر به‌وجود نمی‌آید ، بلکه حاصل شناخت دقیق از اهداف ، نقش‌ها ، روابط انسانی و فرآیندهای کاری مشخص است .
در نهایت ، تیمی موفق خواهد بود که علاوه بر ساختار درست ، بتواند روح همدلی ، همکاری و خلاقیت را در خود حفظ کند و هم‌راستا با اهداف سازمانی حرکت نماید .
بدون دیدگاه