مصاحبه خروج
یکی از دغدغه های مهم سازمان ها و مدیران ارشد خروج کارمندان کلیدی و ارزشمند است. زمانی که این اتفاق می افتد این سوال پیش می آید که چه اقداماتی در سازمان منجر به ماندگاری بیشتر فرد می شد؟
اما واقعیت غیر قابل انکار این است که هیچوقت نمی توان جابجایی نیرو های با استعداد و یا میزان خروج پرسنل را به صفر رساند، اما می توان با استفاده از برخی اقدامات این آمار را به حداقل رساند.
مصاحبه خروج آخرین مصاحبه رسمی فرد با سازمان و واقعی ترین گفت و گوی وی با سازمان می باشد، هدف از این مصاحبه این نیست که تصمیم کارمند را برای جدا شدن با سازمان تغییر دهیم، بلکه به دنبال ایجاد شناخت عمیق تر از دلایل ترک کارکنان و عارضه یابی و حل زمینه های بالقوه برای بهبود می باشیم، چرا که معمولا این افراد دلایل کمتری برای پنهان کاری و طفره رفتن از بیان دلایل اصلی خود دارند. ناگفته نماند از زمانی که کارکنان استعفا می دهند تا زمانی که مدیران منابع انسانی و استخدام جایگزین پیدا کرده و استخدام کنند، از کاهش بهره وری رنج خواهند برد، روحیه کارکنان نیز با آمدن و رفتن افراد در سازمان تحت تأثیر قرار می گیرد و با توجه به اینکه استخدام کارمندان جدید هزینه و زمان برای شرکت به همراه دارد، شرکت ها باید از جابجایی کارمندان جلوگیری کنند مصاحبه های خروج می تواند به منابع انسانی کمک کند تا روندهای چرایی ترک کارمندان را شناسایی کنند.
مصاحبه خروج یکی از مراحل مهم و حساس در فرآیند ترک سازمان توسط کارمندان است که در صورت عدم پیاده سازی صحیح می تواند چالش های بسیاری به همراه داشته باشد. نکته مهم در اجرای مصاحبه خروج، جمع آوری بازخوردهای صادقانه از پرسنل می باشد و از آن جایی که ممکن است فرد رابطه مثبتی با مدیر خود نداشته باشد، بنابراین پیشنهاد می گردد مصاحبه گر شخص ثالث و ترجیحا از تیم منابع انسانی باشد فرد مصاحبه کننده باید دقت کند از هرگونه رفتار و تسویه حساب شخصی پرهیز و صرفا مسائل مطرح شده را اعتبار سنجی کند، توانمندی بالا در برقراری ارتباط داشته باشد و بتواند با دقت به موضوعات فعالانه گوش دهد.
مزایای مصاحبه خروج
- بهبود فرایند جذب و استخدام
- بهبود فرایندهای مدیریت عملکرد کارکنان
- بهبود فرایند های جانشین پروری
- کاهش گردش مالی کارکنان
- توسعه و بهبود سیستم های حقوق و مزایا
- شناخت سبک های رهبری و مدیریت موجود در سازمان
- کاهش ریسک های مرتبط با رفتار سازمان با کارمندان
- شناسایی روند رفتاری و الگوهای خروج کارکنان
- توسعه برنامه‌های آموزشی و توسعه فردی
- ایجاد فرصتی مساعد برای رفع کدورت ها و دلجویی از فرد ناراضی و فراهم کردن بستر مناسب جهت برقراری ارتباط مجدد در آینده
- تبدیل کارکنانی که سازمان را ترک می کنند به به سفیران و مبلغان سازمان و ارتقا و بهبود برند کار فرمایی
روش های انجام مصاحبه خروج و نکات مهم برای اجرا:
مصاحبه خروج میتواند به صورت پرسشنامه ساختار یافته، مصاحبه حضوری، آنلاین، تلفنی و یا ترکیبی از این روش ها انجام شود.
برای اجرای یک مصاحبه خروج که اهداف سازمان را تامین کند توصیه می شود تا مصاحبه خروج در محیطی امن و دوستانه و در زمان کافی (حداقل یک ساعت) انجام شود و فرد از محرمانه بودن نظرات خود اطمینان داشته باشد. ترجیحا مصاحبه توسط فردی با تجربه از واحد منابع انسانی با فردی بی طرف در سازمان اجرا شود تا فرد از بیان نظرات خود احساس ترس نداشته باشد. همچنین پیشنهاد میگردد جهت دریافت اطلاعات صحیح و شفاف، مصاحبه خروج پس از تسویه حساب مالی فرد و قطع کامل ارتباط فی ما بین انجام شود تا به صوت باز و منطقی تجربیات خود را به اشتراک بگذارد. در نهایت به کمک طراحی یک پرسشنامه ساختار یافته و تکمیل آن توسط افرادی که قصد دارند از سازمان جدا شوند می توان اطلاعات ارزشمندی را جمع آوری کرد پس از این مرحله باید اطلاعات را دسته بندی و وزن دهی کرد، مسائل پر تکرار را استخراج نمود و به تحلیل هر یک از موارد پرداخت با این روش به سازمان در شناسایی و حل مشکلات مکرر کمک می کند.
چالش ها و خطاهای رایج در مصاحبه خروج
- اشتباه گرفتن مصاحبه خروج با اخراج و یا سایر فرایندهای آفبردینگ
- درگیر کردن مدیر مستقیم فرد در فرایند مصاحبه خروج
- عدم محرمانه بودن نتایج مصاحبه خروج
- عدم استفاده از نتایج مصاحبه های خروج
- عدم صداقت در بیان دلایل
- مقاوت مدیران در مقابل اعلام نتایج و تغییرات
- استفاده از دیدگاه های شخصی و سو گیری های رفتاری مصاحبه کننده
سوالات مربوط به مصاحبه خروج:
همانطور که گفته شد مصاحبه خروج بایستی توسط فردی بی طرف که توانایی برقرار ارتباط داشته و در ضمن احساس امنیت و محرمانه بودن نظرات را برای فرد فراهم می کند صورت پذیرد سوالاتی که در مصاحبه خروج توسط مصاحبه گر ارزیابی میشود به منظور تعیین اهداف مصاحبه خروج در چند دسته کلی به شرح ذیل قابل تقسیم بندی می باشد:
- سوال در مورد دلایل خروج و علت های که سبب نارضایتی و تصمیم به ترک سازمان شده
- بررسی شرایط کاری وی اعم از حجم کار، مرتبط بودن وظایف واگذار شده و شرایط احراز شغل، یا روابط سازمانی که در تصمیم وی موثر بوده است.
- برداشت وی از فرهنگ سازمانی و نحوه مدیریت و تجربه کاری
- نظرات در مورد مدیریت و سبک رهبری مدیران
- برداشت وی از فرصت های رشد و ارتقاء موجود در سازمان و اینکه چقدر فرصت های حرفه ای در این زمینه در سازمان برای او وجود داشته است.
- پیشنهادات او در خصوص بهبود در فرایندها و ساختارهای سازمانی و بهبود سیاست های کاری منابع انسانی
- برداشت وی از عدالت در پرداخت حقوق و مزایای خود در سازمان
- فرد موفق به پیدا کردن شغل جدید شده است یا خیر و در صورت جابجایی دچار چه چالش هایی می شود.
- آیا فرد تمایل به بازگشت در آینده به سازمان را دارد؟
- آیا فرد سازمان را به دوستان و اطرافیان خود پیشنهاد می کند برای کار و چرا؟
- دقیقا باید به دنبال چه ویژگی هایی در فرد جایگزین شما باشیم.
- آیا شغل شما در سازمان، انتظاراتتان را برآورده می کرد؟
پیشنهادات برای بهبود فرآیند مصاحبه خروج
- هدف مصاحبه را به وضوح بیان کنیدو بحث را فقط به موضوعات مرتبط با کار محدود کنید
- استفاده از نرم افزارها و پلتفرم‌های مرتبط
- ایجاد یک رویه استاندارد
- انتخاب فرد مناسب جهت برگزاری مصاحبه خروج
- ایجاد فضایی امن برای مصاحبه و تشویق به صداقت
- مکالمه رابا یادداشت برداری یا ضبط و رونویسی مصاحبه با رضایت کارمند مستند کنید
- سوالات باز بپرسیدتا کارکنان فضایی برای بیان نظرات و ارائه بازخورد داشته باشند.
- تحلیل مستمر و پیگیری داده‌های مصاحبه خروج
- ایجاد کانال های ارتباطی
- مقایسه نتایج حاصل با استانداردهای صنعت مشابه
- بر اساس بازخورد اقدام کنیدو استراتژی ها را برای بهبود شرایط طراحی کنید.
- در صورت امکان استفاده از یک هدیه کوچک جهت تشکر از مشارکت در مصاحبه خروج به فرد بدهید.
جمع‌بندی و نتیجه‌گیری
به یاد داشته باشید کارمندان اولین و آخرین روز کاری خود را همیشه به یاد می آورند بنابراین سعی کنید تا حد امکان تجربه مثبتی را به جای بگذارید.
مصاحبه خروج نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان و اصلاح سیاست های منابع انسانی، ارتقاء فرهنگ سازمانی و تقویت ارتباطات سازمانی دارد. در صورت ایجاد فضای امن و داشتن پاسخ های صاداقانه سازمان می تواند نقاط ضعف خود راشناسایی کرده و در نتیجه جهت اصلاح و بهبود آن قدم بردارد، البته که جهت موفقیت در اجرای فرایند مصاحبه خروج به عنوان بخشی از فرایند آفبردینگ لازم است تا سازمان به پیگیری و اجرای تغییرات به صورت مستمر پایبند باشد تا بتواند هزینه های ناشی از ترک کار کارکنان را حدالمقدور مدیریت نماید. قاعدتا در چنین حالتی در بلند مدت سازمان شاهد بهبود مستمر، کاهش نرخ ترک کارکنان و افزایش رضایت در ایشان خواهد بود.
بدون دیدگاه